6 astuces d’archivage et de classement
Archivez-vous déjà dans ‘le cloud’? Nombreux sont ceux qui en rêvent. Peu le font. De toute manière, un classement sur papier reste important et même obligatoire par la loi pour certains documents.
Bien classer reste donc un mal nécessaire, même dans ‘le cloud’ et peu de gens en font leur activité favorite. Quelques astuces peuvent faciliter le classement.
- Prévoyez un bonne structure logique de vos archives digitales et physiques. Une fois décidé quelle structure sera adoptée, maintenez-la et faites en sorte que tout le monde la respecte. Si tous les utilisateurs sont bien informés, classer et retrouver deviendront super facile.
- Gardez uniquement les versions définitives et complètes. Ne procédez à l’archivage que lorsque vous êtes certain(e) que le dossier est complet et définitif.
- Archivez de manière régulière. Cela vous évitera l’impression qu’il vous faudra une éternité pour parcourir l’énorme pile de documents sur votre bureau après 6 mois.
- Bien archiver, c’est aussi jeter. Les archives sont une entité dynamique. Elle grandit au fil des années et risque parfois de devenir une oubliette. Il faudra donc régulièrement éliminer. Un tri annuel vous fera gagner du temps et évitera des temps de recherche perdus.
- Des pièces de comptabilité doivent être gardées pendant 7 ans (SPF Finances). Ca fait tous les ans pleins de classeurs à vider dans le destructeur de documents.
- Certains documents sont classés suite à un contrat. Vérifiez-en la durée. Après quelques années ces documents pourront être éliminés.
- Ne gardez pas de documentation de projet d’un système ou d’une procédure qui n’est plus suivie. Larguez-les.
- Les notices d’utilisation de machines défectueuses ou vendues n’ont aucune plus-value dans votre classement. A la poubelle.
- Il y a surement encore plein d’exemples de documents qui peuvent quitter les archives tous les ans.
- La catégorie ‘divers’ est souvent un classeur ou même une armoire qui pullule. Tout le monde s’y perd. Un classement par alphabet peut apporter une solution. Mais! Il est important de décider si cet alphabet s’appliquera au nom de fournisseur, au nom client, à celui de la personne de contact ou au projet.
- De bons outils de travail facilitent la tâche et donnent une bonne vue d’ensemble de vos archives. Déterminez quel type de classeurs ou de boîtes d’archives vous utiliserez. De même pour les étiquettes. Changez les étiquettes au lieu de barrer les titres de contenu à plusieurs reprises. Choisissez des rayonnages adaptés.
Nos spécialistes se feront un plaisir de vous aider dans l’agencement de vos archives. Donnez-nous les dimensions et type de classeurs que vous souhaitez utiliser. Nous vous proposerons les rayonnages les plus adaptés: le moins de perte d’espace possible en hauteur, en profondeur.
Si votre espace pour archives est limité, optez pour des rayonnages mobiles. Ils vous permettront d’optimiser l’espace, puisque vous gagnez l’espace des couloirs d’accès. Demandez une offre sans engagement.
